Признак трудовых отношений: материалы и инструменты предоставляет заказчик

Что именно понимается под «обеспечением условий труда» в контексте переквалификации?

Статья 56 ТК РФ формулирует трудовой договор через три ключевых обязанности работодателя: обеспечить выполнение трудовой функции, подчинить работника внутреннему распорядку и обеспечить условия труда. Последнее включает рабочее место, оборудование, инструменты, сырьё, материалы и программные средства. Именно этот элемент чаще всего воспроизводится при работе с внештатным персоналом, когда компания передаёт исполнителю то, без чего он не может выполнить задание.

Пленум ВС РФ № 15 (2018) в п. 17 и 24 конкретизирует: об интеграции исполнителя в производственный процесс заказчика свидетельствует в том числе использование ресурсов, инфраструктуры и оборудования работодателя. Это означает, что признак фиксируется не только при передаче вещей в собственность или аренду, но и при фактическом использовании — даже без письменного оформления.

Письмо ФНС № ЕА-4-15/4674@ относит инфраструктурную зависимость к числу маркеров подмены трудовых отношений при работе с самозанятыми. В отличие от ряда других признаков — например, подчинения режиму или личного выполнения работ, — обеспечение условий труда легко поддаётся документальному подтверждению: накладные, журналы выдачи, пропуска, акты передачи оборудования.

Для HR-директора это означает следующее: если в компании существует практика передачи исполнителям корпоративных ноутбуков, доступа к CRM, рабочих телефонов, специальной одежды или постоянного рабочего места — это доказательная база, которую ФНС извлекает в первую очередь при проверке.

Как этот признак проявляется на практике: типичные ситуации

На практике инфраструктурная зависимость формируется постепенно, часто без осознанного умысла. Руководитель подразделения выдаёт исполнителю корпоративный ноутбук «для удобства», системный администратор создаёт ему аккаунт в корпоративных системах, охрана фиксирует его ежедневный проход через пропускной пункт. Ни одно из этих действий само по себе не является нарушением, но в совокупности они формируют устойчивую картину.

Типичные ситуации, которые фиксирует ФНС при скоринге:

• Исполнитель ежедневно присутствует на объекте заказчика и использует его оборудование — при том, что договор ГПХ не предусматривает ни конкретного рабочего места, ни режима присутствия.
• Заказчик предоставляет расходные материалы (бумагу, краску, спецодежду, химикаты) без отдельного договора аренды или поставки — стоимость включена в «вознаграждение по договору».
• Исполнитель получает доступ к корпоративным программным средствам (1С, CRM, ERP) с персональными учётными данными — как штатный сотрудник, а не как контрагент по конкретному заданию.
• Самозанятый работает на автомобиле или специализированном оборудовании заказчика без отдельного договора аренды.

Во всех этих случаях документальная цепочка — журналы выдачи, заявки в IT-отдел, акты приёма-передачи оборудования — становится доказательством в пользу трудовых отношений, а не ГПХ.

Матрица сценариев: от низкого риска к доначислению

Ниже — три сценария, с которыми сталкивается HR-директор. Они различаются совокупностью признаков и итоговым риском для компании.

Сценарий 1. Изолированная передача материалов — управляемый риск. Заказчик передаёт исполнителю расходные материалы по отдельному договору поставки или аренды с рыночной ценой. Договор ГПХ описывает конкретный результат, акты подписываются по факту. Исполнитель работает со своим оборудованием, привлекает субисполнителей, имеет несколько заказчиков. В этом сценарии признак обеспечения условий труда нейтрализован: передача материалов оформлена как самостоятельная гражданско-правовая сделка, а не элемент «вознаграждения». При проверке ФНС документация подтверждает реальность ГПХ-отношений. Доначисление маловероятно.

Сценарий 2. Смешанная инфраструктура — повышенный риск для HR-директора. Исполнитель работает частично со своим оборудованием, частично — с корпоративным. Доступ к рабочему месту заказчика не оформлен отдельно. Выплаты регулярные, равные, в конце каждого месяца — финансовый директор читает это как скрытую зарплату. У исполнителя один заказчик — ваша компания. В этом сценарии совокупность признаков (инфраструктура + единственный заказчик + фиксированные выплаты + оплата процесса, а не результата) формирует устойчивую доказательную базу. Неустранимые сомнения по ст. 19.1 ТК РФ толкуются в пользу трудовых отношений. Риск доначисления НДФЛ 13% и страховых взносов 30% — высокий. Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП — 50 000–100 000 ₽ на юрлицо.

Сценарий 3. Полная инфраструктурная зависимость — переквалификация неизбежна. Исполнитель работает исключительно с оборудованием заказчика, на его территории, по его графику. Выплаты ежемесячные, равные. Самозанятый был уволен из этой же компании менее двух лет назад — прямое нарушение п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422 (запрет НПД с бывшим работодателем в течение двух лет). В этом сценарии переквалификация de facto предрешена. Компания доначисляет НДФЛ 13% со всех выплат, страховые взносы 30%, пени по ст. 75 НК РФ за весь период и штраф 40% при умысле по ст. 122 НК РФ. Уплаченный самозанятым НПД не зачитывается (ВС РФ, определение от 03.02.2025 № 309-ЭС24-20306). Итог — двойная налоговая нагрузка на переквалифицированные выплаты.

Как ФНС и суд доказывают инфраструктурную зависимость?

Доказательная база по этому признаку формируется из нескольких источников. ФНС запрашивает их в рамках камеральных и выездных проверок, а также при вызове компании на межведомственную комиссию по противодействию нелегальной занятости (ФЗ-565, Приказ Минтруда № 657н от 19.11.2025).

Первичные документы. Журналы выдачи инструментов и оборудования, накладные на передачу материалов, акты приёма-передачи корпоративного имущества. Если в них фигурирует самозанятый или ГПХ-исполнитель — это прямое доказательство обеспечения условий труда заказчиком.

Пропускные системы и журналы доступа. Электронные журналы СКУД (системы контроля и управления доступом) фиксируют время прихода и ухода. Ежедневный системный доступ исполнителя на объект — доказательство интеграции в оргструктуру и подчинения режиму. Оба признака прямо названы в Постановлении Пленума ВС РФ № 15.

IT-инфраструктура. Корпоративные учётные записи, история подключений к VPN, доступ к внутренним системам (CRM, ERP, 1С) — всё это фиксируется в логах и запрашивается налоговым органом. Если исполнитель работает в корпоративных системах с персональным аккаунтом на постоянной основе — это индикатор интеграции в оргструктуру заказчика.

Свидетельские показания. ФНС допрашивает как самих исполнителей, так и руководителей, коллег, HR-специалистов. Вопрос «кто предоставлял оборудование и материалы?» входит в стандартный перечень. Расхождение между ответами исполнителя и содержанием договора ГПХ трактуется не в пользу компании.

Арбитражная практика подтверждает: суды округов признают ГПХ трудовыми в том числе на основании актов передачи оборудования и журналов доступа — даже при наличии формально корректного договора. Бремя доказывания реального гражданско-правового характера отношений по ст. 19.1 ТК РФ лежит на компании.

Как нейтрализовать этот признак: что должен сделать HR-директор

Ключевое правило — инфраструктура заказчика и деятельность исполнителя должны быть чётко разделены в документах. Устранить признак постфактум сложнее, чем предотвратить его появление.

Наличие одного признака — обеспечение условий труда — само по себе не гарантирует переквалификацию. Пленум ВС РФ № 15 ориентирует суды на оценку совокупности обстоятельств. Однако чем меньше компания может опровергнуть документально, тем выше вес каждого отдельного признака. Для HR-директора это означает: возражение «наши договоры не похожи на трудовые» работает только тогда, когда документация действительно это подтверждает — а не только потому, что в шапке договора написано «возмездное оказание услуг».

Практика: как этот признак работает в реальных проверках

Кейс из практики арбитражных судов Уральского федерального округа (осень 2024 года). Производственная компания работала с несколькими десятками самозанятых — операторами оборудования. Договоры ГПХ были составлены грамотно: описание результата, ежемесячные акты, условие о самостоятельном выборе способа выполнения. Однако при проверке ФНС установила: все самозанятые ежедневно приходили на производственный объект, работали на оборудовании компании, получали спецодежду через корпоративный склад. Документов о передаче оборудования не было — использование фиксировалось только в СКУД и свидетельских показаниях. Совокупность признаков (инфраструктура + интеграция + личное выполнение + подчинение режиму) послужила основанием для доначисления НДФЛ и страховых взносов. Доначисление составило несколько миллионов рублей. Возражения компании — в том числе ссылка на акты с описанием результатов — суд отклонил, указав, что содержание актов не устраняет инфраструктурную зависимость, подтверждённую первичными документами.

Кейс из практики судов Северо-Западного федерального округа (начало 2025 года). IT-компания привлекала самозанятых разработчиков. Часть из них работала удалённо со своего оборудования, часть — в офисе с корпоративными ноутбуками. Для последней группы ФНС инициировала переквалификацию. Компания представила договоры аренды оборудования — но цена аренды была номинальной (символические суммы), что позволило инспекции квалифицировать это как прикрытие безвозмездной передачи имущества. По разработчикам, работавшим удалённо с собственным оборудованием, переквалификация не состоялась — этот признак отсутствовал, а иных критических совокупностей не выявили. Урок: аренда оборудования должна быть по рыночной цене и оформлена самостоятельным договором, иначе она усиливает, а не нейтрализует признак.