Как работать с самозанятыми в строительстве

Шаг 1. Проверить статус и исключить запрещённых исполнителей

До подписания любого договора с самозанятым директору нужно убедиться в двух вещах: исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД прямо сейчас, и он не работал в компании в течение последних двух лет.

Проверка статуса НПД. Статус проверяется через официальный сервис ФНС по ИНН исполнителя. Проверку нужно фиксировать: скриншот с датой или выписка из сервиса. Если на дату выплаты статус НПД утрачен, а компания перевела деньги физическому лицу без удержания НДФЛ, возникает обязанность налогового агента по ст. 226 НК РФ — удержать и перечислить налог или ответить за его неудержание штрафом по ст. 123 НК РФ.

Запрет бывшего работодателя (2 года). Пункт 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422 прямо запрещает режим НПД на доходы от заказчика, который был работодателем самозанятого менее двух лет назад. Это наиболее распространённая ошибка в строительстве: компания переводит бывших штатных монтажников, сварщиков, отделочников на самозанятость, не выждав двухлетний срок. ФНС видит историю выплат и автоматически доначисляет НДФЛ и страховые взносы по всему объёму.

Что проверить на этом шаге:

• Скриншот статуса НПД на дату заключения договора и на каждую дату выплаты.
• Список уволенных сотрудников за последние два года — сопоставить с реестром самозанятых, с которыми планируется работа.
• Если исполнитель — ИП на НПД, те же правила: двухлетний запрет распространяется и на ИП.

Шаг 2. Составить договор ГПХ без признаков трудовых отношений

Договор — главный документ, по которому ФНС и суд оценивают характер отношений. Стандартная ошибка: скачать шаблон из интернета, поменять имя исполнителя и поставить печать. Такой договор нередко дословно повторяет структуру трудового — с обязанностью соблюдать распорядок, с фиксированной ежемесячной оплатой и с перечнем функций вместо описания результата.

Что должно быть в договоре. Предмет — конкретный результат: «монтаж несущих конструкций на объекте [адрес] в объёме [единица измерения] по чертежам [реквизиты]». Срок — конкретная дата или календарный период, по истечении которого стороны подписывают акт. Оплата — за результат, подтверждённый актом, не за период и не ежемесячно по фиксированной ставке. Право на субисполнителей — самозанятый вправе привлечь другое лицо для выполнения части работ.

Чего не должно быть в договоре. Пленум ВС РФ № 15 от 29.05.2018 называет следующие маркеры трудовых отношений в договоре: обязанность соблюдать режим рабочего времени и внутренний трудовой распорядок, личное выполнение работ без права замены, предоставление заказчиком рабочего места и инструментов как условие договора, обязанность подчиняться распоряжениям заказчика в части способа работы. Если хотя бы два из этих условий присутствуют — договор уязвим при проверке.

Реальность услуг. Договор должен отражать реально выполненные работы. Если компания заключает договор с самозанятым на «консультационные услуги», а фактически он ежедневно работает на строительном объекте в составе бригады, ФНС восстановит фактическую картину по данным пропускной системы, журналам инструктажей и показаниям других работников.

Ключевые условия безопасного договора ГПХ:

• Предмет — результат, а не трудовая функция.
• Срок выполнения — конкретный, не «бессрочный».
• Оплата за результат по акту, не ежемесячный оклад.
• Право исполнителя привлекать субисполнителей.
• Отсутствие условий о режиме труда, распорядке, социальных гарантиях.
• Ответственность исполнителя за качество результата — характерна для ГПХ, не для трудового.

Шаг 3. Оформить приёмку результата и получить чек НПД

Акт выполненных работ и чек НПД — два обязательных документа на каждую выплату. Их отсутствие или несоответствие друг другу лишает компанию налоговой защиты и создаёт прямые доказательства для ФНС.

Акт выполненных работ. Акт должен описывать не «выполнение работ по договору», а конкретный результат: что именно сделано, в каком объёме, на каком объекте. Обобщённая формулировка «работы выполнены в полном объёме» при проверке не подтверждает реальность услуг. Акт подписывается обеими сторонами и соответствует предмету договора и заданию.

Чек НПД. Самозанятый обязан выдать чек через приложение «Мой налог» не позднее 9-го числа месяца, следующего за расчётом. Компания обязана этот чек получить и хранить. Без чека расходы на самозанятого не учитываются при расчёте налога на прибыль или УСН-расходов. Если чек аннулирован задним числом — это также означает утрату права на расход и сигнал для ФНС.

Сверка сумм. Сумма в чеке должна совпадать с суммой в акте и суммой платёжного поручения. Расхождения — сигнал для налоговой, который запускает углублённый анализ всей цепочки выплат.

Шаг 4. Обеспечить признаки предпринимательской самостоятельности исполнителя

Это наиболее сложная часть работы в строительстве: отрасль организована так, что исполнитель ежедневно присутствует на объекте заказчика, использует его технику и материалы, подчиняется прорабу. Всё это — признаки трудовых отношений по Пленуму ВС РФ № 15.

Множественность заказчиков. Один из ключевых критериев ФНС (письмо № ЕА-4-15/4674@) — работа исполнителя только на одного заказчика. Если самозанятый получает 95% дохода от одной компании, фактически занят у неё пять дней в неделю и не работает с другими заказчиками — это маркер скрытой трудовой занятости. Директору нужно понимать: контролировать этот параметр невозможно напрямую, но при проверке ФНС запрашивает данные о доходах физического лица у банков и платформ.

Собственный инструмент и материалы. Если компания предоставляет исполнителю рабочее место, спецодежду, инструмент и расходные материалы как условие договора — это признак трудовых отношений (ст. 56 ТК РФ). В договоре и на практике исполнитель должен работать своим инструментом или получать его как давальческий материал с отдельным оформлением.

Способ выполнения работ. Самозанятый сам определяет, как выполнить результат. Прораб вправе контролировать качество результата и соблюдение строительных норм — но не вправе давать распоряжения о том, в каком порядке и в какое время выполнять работы. Это тонкая грань, которая фиксируется в журналах объекта и показаниях персонала.

Матрица сценариев — строительный объект:

Сценарий А: безопасная схема

Самозанятый монтажник заключает договор на монтаж конструкций на конкретном объекте. Работает своим инструментом, выполняет задание в удобное время в рамках срока договора, параллельно работает на другом объекте другого заказчика. Подписывает акт по завершении, получает оплату, выдаёт чек. — Риск переквалификации: минимальный.

Сценарий Б: высокий риск

Самозанятый маляр работает на объекте заказчика ежедневно, 8 часов в день, получает 50 000 ₽ первого числа каждого месяца, использует краски и инструмент компании, других заказчиков нет. Договор переименован в «оказание услуг по отделке». — Доказательства: ежемесячные равные выплаты, единственный заказчик, оборудование заказчика, фактический распорядок. Исход: переквалификация с доначислением НДФЛ 13% + страховые взносы 30% + пени + штраф до 40% по ст. 122 НК РФ.

Сценарий В: промежуточный, требует доработки

Самозанятый прораб работает на объекте заказчика, договор заключён на управление строительными работами. Инструмент — свой ноутбук и программное обеспечение. Параллельных заказчиков нет, но договоры заключаются последовательно на разные объекты одной компании без перерыва уже 18 месяцев. — Маркер: устойчивый и стабильный характер отношений (Пленум ВС № 15). Стратегия: переструктурировать взаимодействие, ввести паузы между проектами, обеспечить наличие других заказчиков или рассмотреть оформление в штат.

Шаг 5. Провести риск-скоринг всего пула договоров

Финальный шаг — системная проверка всего массива договоров с самозанятыми до того, как это сделает ФНС или межведомственная комиссия по нелегальной занятости. ФЗ-565 «О занятости населения» и Приказ Минтруда № 657н от 19.11.2025 ввели двухуровневый мониторинг: на федеральном уровне — ФНС и Роструд, на региональном — межведомственные комиссии субъектов с публичным реестром работодателей, у которых выявлена нелегальная занятость.

Что анализировать. В числе критериев ФНС — устойчивость, длительность и объём выплат внештатному персоналу: компании с большим числом самозанятых, высокой долей выплат в их пользу и длительными отношениями с одними и теми же исполнителями входят в зону повышенного внимания. Строительный сектор попадает под контроль прежде всего из-за массового использования физических лиц без оформления трудовых договоров.

Ошибки, критичные при скоринге:

• Бывший сотрудник среди самозанятых — нарушение ст. 6 ФЗ-422.
• Договор содержит условия о режиме труда или распорядке — нарушение ст. 15 ТК РФ.
• Регулярные равные выплаты без актов или с обобщёнными актами — маркер скрытой зарплаты.
• Отсутствие чеков НПД за часть выплат — потеря расходов и НДФЛ-риск.
• Самозанятый — единственный заказчик, присутствует на объекте пять дней в неделю весь год.
• Объём выплат одному самозанятому превысил 2,4 млн ₽ в год — исполнитель потерял статус НПД, компания обязана удержать НДФЛ.

Последствие двойного налогообложения. ВС РФ в определении от 03.02.2025 по делу № А76-20897/2023 подтвердил: НПД, уплаченный самозанятым по ставке 6%, не засчитывается в счёт НДФЛ, который доначисляется работодателю при переквалификации. Итог: компания платит полные 13% НДФЛ сверх уже уплаченного исполнителем налога. Двойная налоговая нагрузка на всю сумму переквалифицированных выплат.

Работа с самозанятыми в строительстве остаётся законным инструментом оптимизации, если каждый договор отражает реальный результат, документооборот полный, а исполнитель сохраняет предпринимательскую самостоятельность. Любое из пяти нарушений, описанных выше, достаточно для того, чтобы ФНС или межведомственная комиссия квалифицировала отношения как трудовые задним числом по ст. 19.1 ТК РФ — с доначислением за весь период.

CAUTIO специализируется на риске переквалификации в строительной отрасли: анализирует пул договоров, устраняет уязвимые условия, формирует безопасный документооборот и при необходимости представляет компанию на межведомственной комиссии или в суде. Практика — по налоговым и трудовым спорам.