Как подготовиться к запросу ФНС по самозанятым

Первое действие — составить полный реестр действующих договоров с самозанятыми и присвоить каждому уровень риска. ФНС в письме № ЕА-4-15/4674@ указала признаки, по которым отношения с самозанятым квалифицируются как трудовые. Постановление Пленума ВС РФ № 15 от 29.05.2018 добавляет процессуальный стандарт: неустранимые сомнения суд трактует в пользу трудовых отношений, а бремя доказывания лежит на компании.

Признаки высокого риска по каждому самозанятому — проверьте по этому перечню:

• Исполнитель работает только на вашу компанию — один заказчик за последние 12 месяцев.
• Выплаты регулярные и приблизительно равные из месяца в месяц (ФНС читает как скрытую зарплату).
• Договор содержит описание трудовой функции, а не конкретного результата.
• Исполнитель соблюдает режим работы компании или обязан присутствовать на объекте в установленное время.
• Рабочее место, оборудование или расходные материалы предоставляет ваша компания.
• Акты выполненных работ не описывают конкретный результат — содержат только период или формулировку «оказаны услуги».
• Исполнитель был в штате компании в последние 2 года — прямой запрет по п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422.

Каждый совпавший пункт — отдельный аргумент в пользу переквалификации. Совпадение трёх и более пунктов по одному исполнителю означает высокий риск. По таким договорам нужна правовая позиция до получения запроса, а не после.

Договор. Предмет — конкретный результат, а не трудовая функция. Срок — фиксированный. Оплата — по факту приёмки результата. В договоре не должно быть: режима рабочего времени, требования личного присутствия в офисе, ссылки на правила внутреннего трудового распорядка, показателей KPI по процессу (а не результату). Ст. 15 ТК РФ прямо запрещает заключение ГПХ-договоров, фактически регулирующих трудовые отношения.

Техническое задание. Описывает конкретный объём, параметры и критерии приёмки результата. Подписывается сторонами до начала работ. Отсутствие технического задания при крупных выплатах — уязвимость: налоговая задаст вопрос, за что именно перечислялись деньги.

Акт выполненных работ. Описывает конкретный результат, а не период оказания услуг. Формулировки типа «оказаны консультационные услуги за март» без детализации — слабая позиция. Акт должен однозначно идентифицировать результат: что именно сделано, в каком объёме, по какому заданию.

Чек НПД. Самозанятый обязан выдать чек через приложение «Мой налог» сразу после получения оплаты. Хранить чеки обязательно: без чека компания не может подтвердить, что исполнитель на момент выплаты был плательщиком НПД. Если самозанятый утратил статус НПД, а чек не выдан — компания автоматически становится налоговым агентом по ст. 226 НК РФ и обязана удержать НДФЛ.

Справка о регистрации НПД. Запрашивается у исполнителя до заключения договора и при каждой выплате. Проверить статус можно через сервис ФНС в режиме реального времени.

Самый очевидный риск — работа с самозанятым, который был в штате компании менее 2 лет назад. Пункт 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422 прямо исключает такие доходы из режима НПД: самозанятый обязан уплатить с них НДФЛ, а компания — признаётся налоговым агентом. Это не признак трудовых отношений — это прямое нарушение закона, которое обнаруживается из налоговой базы ФНС автоматически.

Проверьте каждого самозанятого из реестра: дата увольнения из компании и дата заключения договора. Если разрыв менее 24 месяцев — доначисление НДФЛ и взносов неизбежно при любом качестве документооборота.

Второй лимит — доход самозанятого не более 2,4 млн рублей в год. При превышении статус НПД утрачивается с момента, когда лимит был пройден. Компания обязана отслеживать это: если самозанятый потерял статус НПД в середине года, а вы продолжали выплаты без удержания НДФЛ — это долг налогового агента с момента утраты статуса.

Режим НПД подтверждён до конца 2028 года, однако это не означает, что отношения с самозанятыми вне риска: ФНС усилила мониторинг именно в этом периоде.

Для исполнителей с высоким риском-профилем по итогам шага 1 — сформируйте отдельное досье. Его цель — собрать в одном месте все доказательства реальности гражданско-правовых отношений и предпринимательской самостоятельности исполнителя.

Содержание досье:

• Договор с техническим заданием — все версии за период сотрудничества.
• Акты выполненных работ с детализацией результата — все за период.
• Чеки НПД — каждый, привязанный к конкретному акту и платежу.
• Справки о регистрации НПД — актуальные на каждую дату выплаты.
• Переписка, подтверждающая постановку задачи и приёмку результата (электронная почта, мессенджеры — сохранять скриншоты).
• Доказательства работы исполнителя с другими заказчиками: упоминания в переписке, ссылки на портфолио или сайт, данные из открытых источников.
• Подтверждение использования собственного оборудования или инструментов исполнителя.

Признаки предпринимательской самостоятельности — ключевой контраргумент против переквалификации. Пленум ВС РФ № 15 указал: если исполнитель самостоятельно определяет способ выполнения работы, вправе привлекать субисполнителей и имеет других заказчиков — это весомые аргументы в пользу гражданско-правовой природы отношений.

Запрос ФНС требует ответа в установленный срок. Отсутствие ответа или формальная отписка — это ухудшение позиции: налоговая переходит к проверке без учёта ваших аргументов. Правильный ответ — развёрнутый, с правовой аргументацией и приложением документов.

Структура ответа на запрос:

• Вводная часть. Реквизиты запроса, наименование компании, перечень договоров, по которым даются пояснения.
• Описание предмета договоров. Что именно делал каждый исполнитель, каков был конкретный результат, как он передавался и принимался.
• Опровержение признаков трудовых отношений. По каждому признаку из запроса — фактический аргумент со ссылкой на документ. Например: «Исполнитель не подчинялся правилам внутреннего распорядка — в договоре отсутствует режим работы, что подтверждается п. N договора и перепиской».
• Доказательства предпринимательской самостоятельности. Другие заказчики, собственное оборудование, право субподряда.
• Приложения. Договоры, ТЗ, акты, чеки НПД, справки о регистрации, переписка — по каждому исполнителю.

Ответ подписывает директор или уполномоченный представитель по нотариальной доверенности. Формулировки ответа становятся частью доказательной базы в суде — их нельзя потом переписать. Это причина, по которой юридическое сопровождение на этапе ответа на запрос снижает риск эскалации до акта проверки.

Подготовка к запросу — это не разовая акция. Двухуровневый мониторинг нелегальной занятости по ФЗ-565 и Приказу Минтруда № 657н от 19.11.2025 работает на постоянной основе: федеральный уровень (ФНС, Роструд) и региональный (межведомственные комиссии субъектов). Компании с устойчивыми и длительными выплатами внештатному персоналу попадают в поле зрения регулярно.

Что скорректировать по итогам подготовки:

• Договоры с высоким риском — переработать: предмет, порядок оплаты, условия приёмки.
• Внедрить чек-лист проверки нового самозанятого до заключения договора: статус НПД, стаж работы в компании (запрет 2 лет), лимит дохода.
• Регламент сбора чеков НПД: каждый платёж — чек до следующего банковского дня.
• Шаблоны актов с детализацией результата — убрать формулировки типа «услуги за период».
• Мониторинг статуса НПД исполнителей не реже одного раза в квартал.
• Фиксация переписки с исполнителями в корпоративных каналах (не личные мессенджеры директора).

Безопасный документооборот — это не административная нагрузка, а доказательная база на случай запроса. Компания, у которой по каждому самозанятому есть полное досье, отвечает на запрос ФНС за 2–3 рабочих дня без риска эскалации.