Как подготовить компанию к плановой налоговой проверке

Первым действием станет выгрузка всех договоров с самозанятыми и физическими лицами по ГПХ за последние три года — именно этот период охватывает стандартная выездная проверка. По каждому исполнителю фиксируются: даты договора, общая сумма выплат, периодичность перечислений, наличие закрывающих документов.

Следующий фильтр — проверка на двухлетний запрет. Статья 6 ФЗ-422 от 27.11.2018 прямо исключает из режима НПД доходы, полученные от заказчика, который являлся работодателем самозанятого менее двух лет назад. Если такие исполнители есть в реестре, их выплаты автоматически не могут облагаться НПД — ФНС переквалифицирует их как трудовые с полным пакетом доначислений. Эту связь налоговый орган устанавливает через базу сведений о трудовой деятельности и отчётность СЗВ-ТД: скрыть её невозможно.

Реестр не просто инвентаризация — он становится основой для оценки риска по каждому исполнителю. Без него компания входит в проверку вслепую.

Каждый договор проходит проверку по двум источникам: критерии Пленума ВС РФ № 15 от 29.05.2018 и признаки из письма ФНС № ЕА-4-15/4674@ от 15.04.2022. Оба документа ФНС использует при проверках и на межведомственных комиссиях.

Критичные маркеры в тексте договора:

• Указание на должность, трудовую функцию или специальность вместо конкретного результата.
• Ссылка на режим работы, график или правила внутреннего распорядка.
• Обязанность лично выполнять работу без права привлечь субисполнителя.
• Формулировки об обеспечении исполнителя рабочим местом, оборудованием или материалами заказчика.
• Ежемесячная фиксированная оплата без привязки к объёму и результату.

По ст. 15 ТК РФ, заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, прямо запрещено. По ст. 19.1 ТК РФ, неустранимые сомнения в природе отношений толкуются в пользу трудовых — бремя доказывания реального ГПХ лежит на компании. Это означает: каждый спорный договор требует дополнительных доказательств гражданско-правовой природы отношений, а не просто объяснений на комиссии.

Налоговый орган оценивает не только договор, но и доказательства реального исполнения. Для каждого договора должен быть собран полный пакет.

Для самозанятых:

• Договор с описанием конкретного результата.
• Техническое задание или иной документ, фиксирующий параметры результата.
• Акт выполненных работ с описанием, что именно сделано, в каком объёме и за какой период.
• Чек НПД, сформированный самозанятым через приложение «Мой налог» — на каждую выплату отдельно.

Для ГПХ с физическим лицом:

• Договор с предметом, сроком и ценой.
• Акт выполненных работ.
• Платёжный документ с указанием ИНН физлица.
• Доказательства реальности: переписка, промежуточные материалы, результат в виде документа, отчёта или иного артефакта.

Отсутствие акта выполненных работ лишает компанию главного аргумента — что оплачен гражданско-правовой результат, а не трудовой процесс. Отсутствие чека НПД означает, что расходы на самозанятого нельзя учесть при исчислении налога на прибыль (п. 2 ст. 15 ФЗ-422), и одновременно это доказательство ненадлежащего оформления в глазах проверяющих.

Пробелы в документации устраняются до начала проверки: запросите у исполнителей недостающие акты и чеки, восстановите переписку, зафиксируйте результаты работы ретроспективно там, где это допускает содержание отношений.

Документы — это половина проверки. Вторая половина — фактические обстоятельства, которые ФНС устанавливает через опросы сотрудников, исполнителей и изучение внутренних регламентов. Пленум ВС РФ № 15 указывает: при оценке природы отношений суды исходят из совокупности признаков, в том числе из фактического поведения сторон.

Признаки предпринимательской самостоятельности, которые компания должна обеспечить на практике:

• Исполнитель не включён в корпоративные коммуникации как сотрудник (нет корпоративной почты, мессенджеров, внутренних каналов компании, если они не нужны для получения результата).
• Исполнитель работает без корпоративного пропуска или с временным пропуском только на срок исполнения конкретного задания.
• Оборудование, программное обеспечение и рабочее место — собственные или арендованные исполнителем самостоятельно.
• Нет фиксированного ежедневного графика: исполнитель самостоятельно организует процесс выполнения работы.
• Исполнитель имеет других заказчиков — это один из ключевых признаков предпринимательской самостоятельности.

Если самозанятый де-факто появляется в офисе каждый день в одно и то же время, получает задания от непосредственного руководителя, пользуется корпоративным ноутбуком и ест в корпоративной столовой — договор ГПХ не защищает компанию. Инспектор зафиксирует эти обстоятельства в протоколе опроса.

Компания несёт налоговые последствия не только за тех самозанятых, чьи договоры содержат признаки трудовых. Отдельный риск — выплаты исполнителям, которые утратили статус плательщика НПД в ходе работы.

Статус самозанятого может быть прекращён добровольно или автоматически — при превышении лимита дохода 2,4 млн рублей в год или при возникновении обстоятельств, несовместимых с НПД. С момента утраты статуса выплаты в пользу такого исполнителя облагаются НДФЛ 13% и страховыми взносами 30% по общему правилу ст. 226 НК РФ и гл. 34 НК РФ — компания становится налоговым агентом и плательщиком взносов.

Проверка статуса производится через официальный сервис ФНС — «Мой налог» или API налоговой. Важно фиксировать результат проверки на дату каждой конкретной выплаты: скриншот или выгрузка с датой и временем. Это доказательство добросовестности компании при оспаривании доначислений.

Если при подготовке к проверке выяснится, что в какой-то период выплаты производились лицу без статуса НПД — целесообразно оценить возможность самостоятельного уточнения обязательств до начала проверки: добровольная уплата снижает размер штрафа по ст. 122 НК РФ с 40% до 20%.

После того как реестр составлен, договоры проверены и документация упорядочена, компания проводит итоговую оценку риска по каждому исполнителю. Основа — критерии письма ФНС № ЕА-4-15/4674@: устойчивость и длительность отношений, доля одного заказчика в совокупном доходе исполнителя, регулярность и однородность выплат, наличие организационной и инфраструктурной зависимости.

Матрица сценариев по итогам скоринга:

Сценарий 1. Договор содержит признаки трудовых, документация неполная, выплаты регулярные и равные.

Высокий риск. Стратегия: устранить признаки в новых договорах, восстановить документацию по прошлым, подготовить правовую позицию с акцентом на реальность услуг и предпринимательскую самостоятельность исполнителя. Решение о добровольном уточнении — после оценки суммы доначислений.

Сценарий 2. Договор корректный, документация полная, но исполнитель работает только на одну компанию и находится в офисе ежедневно.

Средний риск. Признак единственного заказчика и интеграции в оргструктуру — существенные маркеры по Пленуму ВС № 15. Стратегия: зафиксировать доказательства самостоятельности исполнителя (собственный инструментарий, отсутствие подчинения ПВТР), при необходимости скорректировать операционную практику.

Сценарий 3. Договор корректный, документация полная, исполнитель работает с несколькими заказчиками, результат фиксируется актом.

Низкий риск. Стратегия: подготовить пояснения в стандартном формате с приложением комплекта документов по каждому исполнителю. Позиция защищена — при условии, что операционная практика соответствует договору.

Правовая позиция для дачи пояснений налоговому органу составляется заранее — до того, как придёт запрос. Она включает: правовое обоснование гражданско-правовой природы отношений, перечень доказательств реальности услуг, ответы на типовые вопросы по каждому признаку из письма ФНС. Экспромт при ответе на запрос налоговой — одна из типичных ошибок, которая усиливает подозрения проверяющих.

Штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ за подмену трудового договора составляет от 50 000 до 100 000 рублей для юридического лица; при повторном нарушении по ч. 5 — до 200 000 рублей и дисквалификация должностного лица на срок от одного до трёх лет. Налоговые последствия кратно превышают административные: полный НДФЛ 13%, страховые взносы 30%, пени по ст. 75 НК РФ за весь период просрочки и штраф 20% (40% при доказанном умысле) по ст. 122 НК РФ.