Как оценить риск-профиль компании по самозанятым

Шаг 1. Соберите реестр исполнителей и проверьте базовые ограничения

Начните с инвентаризации. Составьте список всех самозанятых, с которыми компания работала в последние три года: ФИО, ИНН, период работы, общий объём выплат, частота выплат. Три года — стандартная глубина налоговой проверки.

По каждому исполнителю проверьте два базовых ограничения.

Действующий статус НПД. Статус самозанятого проверяется через сервис ФНС по ИНН. Важно: статус нужно фиксировать на дату каждой выплаты, а не только при заключении договора. Если на момент выплаты статус был снят, компания обязана удержать НДФЛ как налоговый агент по ст. 226 НК РФ. Отсутствие чека НПД при действующем статусе — отдельный риск: без чека расход не принимается и возникает вопрос о реальности услуги.

Запрет двух лет. Пункт 8 части 2 статьи 6 ФЗ-422 прямо запрещает применять режим НПД к доходам от заказчика, который был работодателем самозанятого менее двух лет назад. Это одна из наиболее распространённых ошибок: компания увольняет сотрудника, он регистрируется как самозанятый, и уже через месяц снова выполняет те же работы — теперь по договору ГПХ. ФНС видит это автоматически по данным трудовых книжек и персонифицированного учёта. Нарушение запрета означает, что все выплаты такому исполнителю автоматически облагаются НДФЛ и взносами с первого дня.

Результат шага: таблица с отметками «статус подтверждён» / «запрет нарушен» / «чек отсутствует» по каждому исполнителю.

Шаг 2. Проверьте договоры на признаки трудовых отношений

Договор — первое, что изучает налоговый инспектор. Постановление Пленума ВС РФ № 15 от 29.05.2018 (п. 17, 24) даёт перечень признаков, по которым суды квалифицируют отношения как трудовые. ФНС применяет тот же перечень при скоринге по письму № ЕА-4-15/4674@.

Проверьте каждый договор по следующим маркерам риска.

Трудовая функция вместо результата. Если предмет договора описывает должность или набор обязанностей — «выполнение функций менеджера по продажам», «ведение бухгалтерии» — это признак трудового договора. Безопасная формулировка: конкретный результат с измеримыми параметрами — «подготовка отчёта по форме...», «разработка и передача заказчику модуля...».

Режим работы и подчинение. Любое упоминание рабочего времени, обязательного присутствия в офисе, соблюдения внутреннего распорядка — прямой маркер трудовых отношений по ст. 56 ТК РФ. Договор ГПХ регулирует результат, а не процесс.

Обязательное личное исполнение без права субподряда. Если договор запрещает исполнителю привлекать других лиц — это указывает на личный характер труда, характерный для трудовых отношений. Самозанятый как предприниматель вправе организовывать свою работу самостоятельно.

Признаки предпринимательской самостоятельности. Их отсутствие — отдельный маркер. Если в договоре нет ни слова о том, что исполнитель самостоятельно определяет способы и средства выполнения работы, несёт профессиональный риск, — документ уязвим.

Результат шага: список договоров с маркировкой выявленных рисков и приоритетом переработки.

Шаг 3. Оцените фактическую модель взаимодействия с исполнителями

Договор — это декларация. ФНС и суды оценивают факт. Статья 19.1 ТК РФ прямо указывает: неустранимые сомнения в характере отношений толкуются в пользу трудовых. Бремя доказывания реальности гражданско-правовых отношений лежит на компании.

Задайте себе следующие вопросы по каждой группе исполнителей.

Инструменты и рабочее место. Чьими инструментами пользуется исполнитель? Если компания предоставляет ноутбук, доступ к корпоративным системам, рабочее место в офисе — это признак обеспечения условий труда работодателем по ст. 56 ТК РФ. Самозанятый предприниматель работает своими средствами.

Постановка задач и контроль. Кто и как ставит задачи? Если задачи ставит руководитель в корпоративном мессенджере по тем же каналам, что и штатным сотрудникам, и там же принимает работу — переписка становится доказательством интеграции исполнителя в оргструктуру. Суды принимают скриншоты чатов как доказательства.

Единственный заказчик. Работает ли исполнитель только на вашу компанию? Если да — это один из признаков по Пленуму ВС № 15. Самозанятый как субъект предпринимательства должен иметь возможность работать с несколькими клиентами. Важно: даже если исполнитель фактически работает только с вами — это не нарушение само по себе, но в совокупности с другими признаками усиливает риск.

Длительность и устойчивость. Если одни и те же люди работают с компанией год и более, задания однотипны, объём стабилен — ФНС квалифицирует такие отношения как устойчивые, что соответствует признаку трудовых по Пленуму ВС.

Результат шага: матрица фактических признаков по группам исполнителей. Каждый маркер, совпадающий с перечнем Пленума ВС, добавляет балл в риск-профиль.

Шаг 4. Проверьте документооборот и структуру выплат

Налоговая инспекция при скоринге анализирует реестр выплат физическим лицам. Равные ежемесячные суммы без привязки к конкретному результату — один из основных маркеров скрытой зарплаты по письму ФНС № ЕА-4-15/4674@. Проверьте свои выплаты по следующим критериям.

Акты выполненных работ. К каждой выплате должен быть акт. Акт должен описывать конкретный выполненный результат, а не воспроизводить формулировки договора. «Оказаны услуги за октябрь» — недостаточно. «Разработан и передан раздел сайта согласно техническому заданию № 3 от 01.10.2025; 12 страниц» — достаточно. Детализация акта — это доказательство реальности услуги.

Чеки НПД. Чек формируется самозанятым в момент получения оплаты. Компания обязана его получить — это право на учёт расхода и подтверждение статуса исполнителя на дату выплаты. Отсутствие чека при наличии статуса НПД — документарная уязвимость. Отсутствие чека при утраченном статусе — основание для доначисления НДФЛ.

Регулярность и суммы. Если один исполнитель получает одинаковую сумму каждый месяц в один и тот же день — это паттерн зарплаты. Безопасный документооборот предполагает, что суммы варьируются в зависимости от объёма сданного результата, а периодичность определяется завершением конкретного задания, а не календарём.

Переписка и задания. Техническое задание или бриф, согласованный исполнителем до начала работы, — дополнительное доказательство гражданско-правового характера отношений. Переписка в корпоративных каналах по тем же каналам, что и с сотрудниками, — аргумент против.

Результат шага: перечень конкретных документарных пробелов с указанием исполнителей и периодов, которые наиболее уязвимы при проверке.

Шаг 5. Сформируйте риск-оценку и план исправления

По итогам четырёх шагов у вас есть: реестр исполнителей с базовыми нарушениями, список договоров с признаками трудовых отношений, матрица фактических маркеров и перечень документарных пробелов. Теперь — приоритизация.

Распределите исполнителей по трём группам.

Критические позиции — бывшие работники в пределах двух лет, исполнители с отсутствием чеков НПД, договоры с режимом работы или трудовой функцией при длительных отношениях. По этой группе — немедленное действие: юридическая оценка и решение о статусе (трудовой договор, ИП, корректировка условий).

Умеренные позиции — договоры с функциональными, но не критичными формулировками, регулярные выплаты при наличии актов, единственный заказчик без других маркеров. По этой группе — переработка договоров и актов в плановом режиме, не позднее следующего продления.

Низкорисковые позиции — разовые проекты, корректные договоры, полный документооборот. Поддерживать в актуальном состоянии.

Зафиксируйте план с ответственными и сроками. Корректировка документооборота после получения требования от ФНС уже не снижает риск доначислений ретроактивно — она влияет только на будущие периоды. Поэтому ценность плана в том, что он реализуется до проверки.