Можно ли платить бывшему сотруднику как самозанятому

Почему двухлетний запрет существует и как он работает

Закон о НПД (п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422) устанавливает: доходы самозанятого от заказчика, который был его работодателем менее двух лет назад, не признаются объектом обложения НПД. Это означает, что самозанятый не вправе выдавать чек НПД по такому доходу, а компания обязана удержать НДФЛ и начислить страховые взносы — точно так же, как если бы трудовой договор никогда не расторгался.

Логика законодателя прозрачна: двухлетний барьер отсекает самый очевидный способ налоговой оптимизации — перевод штатного персонала в самозанятые без реального изменения характера работы. Ставка НПД составляет 6% при работе с юрлицами против 13% НДФЛ плюс 30% страховых взносов при трудовом договоре. Разница в нагрузке очевидна, и именно она формирует стимул к «переводу» сотрудников.

Двухлетний срок отсчитывается с даты расторжения трудового договора — не с момента, когда физлицо встало на учёт как самозанятый. Если договор расторгнут 1 марта 2024 года, первый законный чек НПД компания может получить не ранее 2 марта 2026 года.

Важно: запрет распространяется на любые основания увольнения — в том числе по соглашению сторон, по собственному желанию и по сокращению. Способ расторжения трудового договора на применимость нормы не влияет.

Когда даже истёкший двухлетний срок не защищает компанию

Допустим, два года прошли, бывший сотрудник встал на учёт как самозанятый, компания заключила договор ГПХ — и на первый взгляд всё законно. Однако ФНС и суды оценивают не только формальное соответствие ФЗ-422, но и реальное содержание отношений.

Постановление Пленума ВС РФ № 15 от 29.05.2018 формулирует признаки, по которым гражданско-правовой договор может быть переквалифицирован в трудовой:

• Устойчивый и стабильный характер отношений — работа длится месяцами, регулярно, без перерывов между заказами.
• Подчинение режиму заказчика — исполнитель соблюдает график, является на объект к определённому времени, следует внутренним регламентам.
• Личное выполнение — договор не предусматривает возможности привлечь субисполнителей, и фактически работа выполняется лично.
• Интеграция в оргструктуру — исполнитель пользуется рабочим местом, оборудованием, корпоративной почтой заказчика.
• Оплата процесса, а не результата — вознаграждение выплачивается ежемесячно равными суммами вне зависимости от объёма конкретного результата.
• Единственный заказчик — исполнитель не работает с другими клиентами, весь его доход формируется за счёт одной компании.

По ст. 19.1 ТК РФ неустранимые сомнения в природе отношений толкуются в пользу трудовых. Это означает: бремя доказывания реальности гражданско-правовой сделки лежит на компании, а не на ФНС или исполнителе.

Письмо ФНС № ЕА-4-15/4674@ дополнительно перечисляет признаки, которые налоговый орган проверяет при скоринге работодателей: среди них — отсутствие у исполнителя предпринимательской самостоятельности, инфраструктурная зависимость от заказчика и регулярность выплат. Если бывший сотрудник продолжает работать в том же режиме, что и до увольнения, — договор ГПХ с высокой вероятностью не выдержит проверки, даже если двухлетний срок соблюдён.

Что конкретно доначислит ФНС при переквалификации

Налоговые последствия переквалификации складываются из нескольких составляющих. По ст. 226 НК РФ компания признаётся налоговым агентом задним числом — с момента первой выплаты, квалифицированной как трудовой доход. На каждый рубль выплаты начисляется:

• НДФЛ — 13% (15% с части дохода, превышающей 5 млн рублей в год с учётом прогрессии 2025 года).
• Страховые взносы — 30% в пределах установленной базы, свыше — 15,1% (гл. 34 НК РФ).
• Пени за весь период просрочки уплаты — по ст. 75 НК РФ.
• Штраф — 20% от суммы недоимки по ст. 122 НК РФ; при доказанном умысле — 40%.
• Штраф за неисполнение обязанностей налогового агента — 20% от суммы, подлежавшей удержанию (ст. 123 НК РФ).

К этому следует добавить критически важный вывод ВС РФ: по определению Судебной коллегии по экономическим спорам от 03.02.2025 по делу № А76-20897/2023 (№ 309-ЭС24-20306), НПД, уплаченный самозанятым со своих доходов, не зачитывается в счёт НДФЛ, доначисляемого работодателю. Это двойная нагрузка: самозанятый уже уплатил 6%, работодатель платит 13% поверх. Таким образом, суммарная налоговая нагрузка на переквалифицированные выплаты оказывается значительно выше, чем при изначально корректном оформлении трудовых отношений.

Параллельно с налоговыми последствиями возникает административная ответственность: ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф для юридического лица от 50 000 до 100 000 рублей за подмену трудового договора гражданско-правовым. При повторном нарушении (ч. 5 той же статьи) штраф достигает 200 000 рублей, а должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок до трёх лет.

Матрица сценариев: три ситуации — разные риски

Сценарий 1. Бывший сотрудник, двухлетний срок не истёк.

Ситуация: компания уволила бухгалтера, через три месяца заключила с ним договор ГПХ как с самозанятым на ведение того же участка учёта. Доказательства: трудовая книжка, дата расторжения договора, дата первого чека НПД. Исход: ФНС автоматически снимает НПД-режим для этих выплат, доначисляет НДФЛ 13% и страховые взносы 30% со всей суммы вознаграждения плюс пени и штрафы. Зачёт уплаченного НПД — невозможен (позиция ВС РФ от 03.02.2025). Стратегия: либо оформить трудовой договор с учётом реального объёма работы, либо переждать двухлетний срок и перестроить модель сотрудничества под реальное ГПХ.

Сценарий 2. Двухлетний срок истёк, но договор ГПХ воспроизводит трудовые условия.

Ситуация: два года прошли, исполнитель работает по договору подряда, получает фиксированное вознаграждение ежемесячно, использует корпоративный ноутбук и рабочее место в офисе заказчика, у других клиентов нет. Доказательства для ФНС: ежемесячные равные выплаты, журналы посещаемости, корпоративные учётные записи. Исход: переквалификация по ст. 19.1 ТК РФ на основании признаков Пленума ВС № 15; доначисление НДФЛ, взносов, пеней и штрафов. Стратегия: устранить признаки трудовых отношений в договоре и в фактических условиях работы — или перевести исполнителя в штат.

Сценарий 3. Двухлетний срок истёк, договор ГПХ корректен, есть другие заказчики.

Ситуация: бывший маркетолог через два года после увольнения выполняет разовые проекты для нескольких компаний, в том числе для бывшего работодателя. Договоры предусматривают оплату конкретного результата — разработку рекламной кампании с фиксированной сметой и актом сдачи-приёмки. Исполнитель работает на своём оборудовании, сроки выполнения гибкие. Исход: риск переквалификации минимален; ФНС не имеет оснований для применения признаков трудовых отношений. Стратегия: поддерживать актуальный документооборот — договоры, технические задания, акты, чеки НПД — и периодически проверять соответствие документов фактическим условиям.

Двухлетний запрет — только первый рубеж. Даже после его истечения договор ГПХ с бывшим сотрудником остаётся зоной повышенного риска: ФНС применяет признаки трудовых отношений из Пленума ВС № 15 и критерии письма № ЕА-4-15/4674@ вне зависимости от того, сколько времени прошло с даты увольнения. Уплаченный НПД при переквалификации не зачтётся — двойная налоговая нагрузка на компанию подтверждена позицией ВС РФ от 03.02.2025.

CAUTIO специализируется на защите бизнеса от переквалификации договоров с самозанятыми и ГПХ-исполнителями. Практика охватывает риск-скоринг договоров, сопровождение при запросах ФНС, защиту на межведомственных комиссиях и обжалование доначислений в арбитражных судах.