Как снизить риск при использовании: перевод штатных сотрудников в самозанятые

Почему перевод бывшего сотрудника в самозанятые автоматически попадает в зону риска?

Налоговая инспекция видит связь между уволенным работником и новым самозанятым исполнителем: данные о прежних трудовых отношениях хранятся в СФР, ИНН исполнителя совпадает с ИНН бывшего сотрудника, выплаты идут на тот же счёт. Автоматический скоринг ФНС по письму № ЕА-4-15/4674@ присваивает компании высокий риск-балл, если исполнитель — бывший работник, а дата первого чека в приложении «Мой налог» датируется вскоре после даты увольнения.

Двухлетний запрет по п. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ-422 означает буквально следующее: доход самозанятого от организации, которая была его работодателем менее двух лет назад, налогом на профессиональный доход не облагается. Следовательно, вся выплаченная сумма автоматически становится объектом НДФЛ и страховых взносов — даже без переквалификации. Переквалификация отношений в трудовые по ст. 19.1 ТК РФ — дополнительный риск поверх налогового.

Схема «уволить и переоформить» не снижает налоговую нагрузку — она её увеличивает: к регулярным выплатам добавляются пени за весь период и штраф от 20 до 40% от недоимки по ст. 122 НК РФ.

Какие признаки трудовых отношений обнаруживает проверка?

Пленум Верховного суда в постановлении № 15 от 29.05.2018 сформулировал критерии, по которым суды и контролирующие органы квалифицируют отношения как трудовые. Применительно к схеме перевода штатного сотрудника в самозанятые наиболее уязвимы следующие позиции.

Личное выполнение. Самозанятый выполняет ту же работу, что выполнял в штате, сам, без субисполнителей. Функция не изменилась — изменилось только оформление.

Единственный заказчик. Исполнитель работает только на одну организацию. Отсутствие других клиентов указывает на зависимость, характерную для трудовых, а не гражданско-правовых отношений.

Регулярные фиксированные выплаты. Ежемесячные равные суммы по актам с одинаковой формулировкой — признак зарплаты, а не оплаты конкретного результата. ФНС сравнивает ритм и объём выплат с прежней зарплатой уволенного сотрудника.

Инфраструктурная зависимость. Исполнитель работает на оборудовании заказчика, пользуется его помещением, корпоративными системами. Ст. 56 ТК РФ относит обеспечение условий труда к признакам трудового договора.

Подчинение режиму. Соблюдение графика, участие в планёрках, выполнение оперативных распоряжений руководителя — маркеры трудовых отношений по п. 17 постановления Пленума ВС.

Статья 19.1 ТК РФ устанавливает: неустранимые сомнения в квалификации отношений толкуются в пользу наличия трудовых. Бремя доказывания реального ГПХ лежит на компании.

Матрица сценариев: от запроса ФНС до суда

Сценарий 1. Запрос пояснений ФНС по выплатам самозанятым

Ситуация. Инспекция направляет требование о пояснении суммы выплат конкретному самозанятому. Компания — бывший работодатель исполнителя, с даты увольнения прошло 14 месяцев.

Доказательства против компании. История трудовых отношений в СФР, совпадение ИНН, регулярные ежемесячные выплаты, отсутствие у исполнителя других заказчиков по данным ФНС.

Исход без защиты. Доначисление НДФЛ 13% и страховых взносов 30% со всей суммы выплат за период менее двух лет после увольнения, пени, штраф 20% от недоимки.

Стратегия. Подготовить пояснения с правовой аргументацией: детализированные акты, подтверждающие конкретный результат; доказательства самостоятельности исполнителя (иные клиенты, собственное оборудование, деловая переписка не по корпоративным каналам). Если двухлетний срок истёк до начала выплат — документально подтвердить дату первой оплаты.

Сценарий 2. Плановая выездная проверка с охватом нескольких исполнителей

Ситуация. Налоговая проверяет три года. В реестре исполнителей-самозанятых — 12 человек, восемь из которых ранее состояли в штате. Договоры идентичны по структуре, акты однотипны, суммы не меняются.

Доказательства против компании. Системный характер перевода, однотипная документация, отсутствие признаков предпринимательской самостоятельности исполнителей, сведения ГИТ об увольнениях.

Исход без защиты. Переквалификация всех восьми по ст. 19.1 ТК РФ, доначисление по каждому за три года, административный штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП — 50 000–100 000 рублей на организацию, вызов на межведомственную комиссию по нелегальной занятости.

Стратегия. Дифференцировать позицию по каждому исполнителю: для части — оспорить признаки трудовых через суд; для части — добровольно скорректировать оформление до вынесения акта. По исполнителям, у которых двухлетний запрет уже истёк и отношения реально гражданско-правовые, — собрать доказательную базу самостоятельности.

Сценарий 3. Иск исполнителя о признании отношений трудовыми

Ситуация. Самозанятый, ранее работавший в штате, обращается в суд с требованием признать действующий договор трудовым по ст. 19.1 ТК РФ — чтобы получить выплаты при увольнении.

Доказательства против компании. Тот же рабочий процесс, те же функции, переписка с руководством через корпоративный мессенджер, пропуска на территорию, участие в корпоративных собраниях.

Исход без защиты. Суд признаёт отношения трудовыми со дня фактического допуска. Компания обязана выплатить компенсацию при увольнении, начислить взносы задним числом, в реестр нелегальной занятости по ФЗ-565 вносится запись.

Стратегия. Доказать реальность гражданско-правового характера отношений: вариативность заданий, право исполнителя отказаться от задания, работа с другими клиентами, собственное оборудование. Позицию выстраивать до первого судебного заседания.

Что конкретно снижает риск: чек-лист для компании

Что происходит с НПД при переквалификации — позиция Верховного суда

До февраля 2025 года часть компаний рассчитывала, что при переквалификации НПД, уже уплаченный самозанятым (6% с дохода), будет зачтён в счёт НДФЛ, который доначисляется работодателю. Верховный суд в определении СКЭС от 03.02.2025 № 309-ЭС24-20306 (дело № А76-20897/2023) однозначно ответил: зачёт недопустим.

Практический итог: при переквалификации компания уплачивает НДФЛ 13% сверх НПД 6%, который самозанятый уже перечислил. Совокупная нагрузка на рубль выплаты увеличивается кратно — без возможности вернуть ранее уплаченный НПД через зачёт.

Позиция ВС окончательно закрыла аргумент «налог всё равно уплачен». Работодатель признаётся налоговым агентом по ст. 226 НК РФ и несёт полную обязанность по удержанию и перечислению НДФЛ независимо от того, что сделал исполнитель со своей стороны.

Схема перевода штатных сотрудников в самозанятые не снижает налоговую нагрузку — она создаёт контролируемый риск доначисления НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов. Позиция Верховного суда исключает зачёт НПД, административная ответственность применяется независимо от налоговой, а неустранимые сомнения по ст. 19.1 ТК РФ толкуются в пользу трудовых отношений.

CAUTIO специализируется на налоговых и трудовых рисках работы с внештатным персоналом. Практика охватывает аудит договоров, сопровождение проверок ФНС и защиту при переквалификации — на стадии запроса пояснений, налоговой проверки и в суде.